华盛顿邮报中有一篇文章说道如今有许多人在被成堆的电子邮件淹没之后，无奈的选择了放弃现在使用的Email邮箱或者删除他们所有的旧邮件。Merlin Mann回应更说明其中的无奈，即便删除所有的邮件也不足以拯救他：
一次性删除全部的邮件或许能免除痛苦，但是这也是暂时的，因为其根本的挑战仍然存在。我需要关注的网络信息数量已经远远超出我能支出的关注数量。更严重的是，我认真回复邮件的能力更是导致问题进一步加剧。这些也就最终导致了我的Email Inbox被一堆一堆未读邮件堆积、覆盖。
如果你也是深受其苦，被这些无穷尽的Email淹没中的一员，你是有选择——你并不需要再宣布自己的Email收件箱已经塞满啦！
这里我提供一些非常实用的Email处理规则，从此以后，不管每天收到多少邮件，它都能帮助你从成堆的邮件中解脱出来。首先，让我们看看在这三条基本原则。
原则1 ：你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封（甚至100 多封）电子邮件，你是不可能回复得完的。
原则2 ：区分优先级。如果你不能回复每一封邮件，那你就得为自己收到的所有邮件划分优先级，优先给对重要的信件进行回复。而剩下的你仍需要区分优先级，其中等级最低的瞄一瞄即可。
原则3 ：你不能整天处理邮件。你不得不承认，你还有其他比查收邮件更重要的事情要做。所以每天只要在特定时间处理邮件。邮件过载时人们就不会感到他们完成了一天的工作。所以让你觉得这一天工作结束了的唯一的方法就是设定时间界限，当这个界限达到了，你就算完成了工作。其他必须做的事情放到明天去。即便在自己以后的工作生涯里，我们也没有把任务清单中的每一项任务都完成，但工作一到5点，我们还是要照样下班回家。
根据这些原则，我创建了一个应用规则系统来对付大量的电邮：
规则1 ：去粗存精。有一些特定的邮件是必须当天处理，而另一些可以被搁置几个星期也都不会有什么问题的。所以，我们可以设置一些过滤器来处理它们（以Gmail做例子，不过绝大多数电子邮件都提供了类似的过滤器或者规则设定）：
- 重要项。在”发件人”域为你所有的重要联系人（合伙人、同事、广告客户、商业伙伴、父母、等等）创建一个过滤器。标记其为”重要”。你也可以设置一个关键词，例如“工作报表”等等，放到标记”重要”的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中，任何人回复你的邮件都将加上”重要”标记。这些邮件仍然在你的收件箱里，每天你可以检查它们两到三次。
- 报告。我有很多”信息”类型的邮件，这些邮件并不紧急，我也不愿意它们堵塞我的收件箱。为所有这种类型(博客留言提醒、日历提示，等等)的电邮来创建一个过滤器，使用邮件地址来创建它，并给它加上”报告”标签，将其自动存档，直接跳过收件箱。现在这些邮件就不会出现你的收件箱了。而你可以通过标记每天查看一下。
- 其他。其他所有的邮件。创建一个过滤器，将“重要项”以及“报告”放在“不包含”域中，给这些邮件加上“其他”标记，同时自动存档。这样可以避免那些标记为“重要”或者“报告”的邮件被错误的放入“其他”文件夹。现在你的收件箱就应该只会有重要邮件在里面了。
规则2 ：所有的旧邮件都放到“其他”文件夹。这是使你的收件箱清静的唯一方法——而且你还需要长期保持它的清净。即使你有来自重要联系人的邮件，你也需要在回复后将它放入“其他”文件夹，并且存档使它不在收件箱中出现。这样你的收件箱就应该是空的了。下面的规则将告诉你如何保持这种状态。
