管理如潮般的邮件信息正成为我们大多数人需要每天应对的挑战.人们丝毫没有减弱抱怨的声音.我们惊呼"狼来了!",可是又无法抵挡它们的到来.因此利用一个良好的系统化方法来掌握,处理它们是我们保持清醒状态的关键.

如果你是那些能够在大多数时间维持你的邮件数量少于满屏状态的那一小部分人(可能因为你的邮件数量较少或你能快速而又连贯地处理它们),你的系统或许工作良好.如果你通常在收件箱中滞留更多的邮件(百封,千封?)时,你容易变得压力重重,麻木于同数字世界的联系和沟通.

出于离散的消息的庞大数量以及它们所呈现的速度上考虑.邮件就像是个独特的,拥有生命的恶魔.但是,邮箱本质上如同放置于桌面的文件筐或应答机,仅仅是一个放置需要进行适当地评估,处理和整理的新进通知,信息的收藏盒.如同管理你的文件筐一样,当通知,信息到来时,我们大多数人没有时间或意向去处理和整理它们,因此控制邮件也将面临同样的挑战.它们很容易被贴上"阶段性"或"悬而未决"的标签,我们只是简单地浏览,阅读,没有决定如何处理或有效整理,最后邮箱便形同一片泥泞的沼泽.(我曾经遇到过一个收件箱内拥有多达7000封恼人邮件的客户.)

最大的挑战

邮箱如同一个收件箱,需要定期清空以达到最佳功效."清空"并不意味着完成了涵盖在你的邮件中的所有工作.它需要你依据单体内容作出决定如何处理,并相应地整理它们.无论是你桌面上的文件托盘或是应答机,任何形式的收件箱都应用同样的过程.它们只能是流程的中转站,而不是仓库.比起基于语音和书面信息,电脑的邮件数量过于庞大,以至我们畏惧于将它清空.如果你仅仅让它们不断在那儿堆积,你是看不到一丝曙光的.与其维持这些不断增长,未经整理,需要你重复阅读,重复评估的"凝块",你比如每隔一两天从完全干净的收件箱开始你的工作来得有效果.

基础

我们已经领略了人们用来管理邮件的数百种独特方法,并且大多数都工作地相当优秀.没有丝毫的失误,积存也没有持续增长,人们很容易便能找到他们需要采取行动的邮件.这儿就介绍一些通用于所有人的基本步骤:

使用删除键(DELETE)!对于很多人而言,他们可以从容地丢弃自己的物理信件,却无法自如地应用于电脑系统,将邮件删除. -或许是因为邮件既不占据太多的物理空间,也可以放置于你无需直接面对的地方.但是它们占据我们心灵的空间,因此请删除任何我们并不真正需要的东西.这对我们管理如潮的邮件至关重要.当你开始质疑时,请将其丢弃.如果你已经让邮件堆积如山,或许你首先要做的就是清空它们.有时我们可以通过点击"送件人(From)"按钮,依照邮件的来源重新索引邮件.通过这种这种方式,你可以一次删除许多的邮件,或许这样操作起来更加容易.

使用文件(File)来管理使用简单的存储系统来管理你希望保存的文档和相关信息.如果你是个"疑惑时保留它"的人.这很好,但是请不要堵塞你的收件箱.在你的导航条中创建参考目录(Reference Folder)和文件用来保存此类邮件.与在于一个你自我命名的目录中寻找相比,我们更加容易在收件箱内的500封甚至是1000封邮件中迷失.通过关键字,你可以利用搜索功能很容易地找到需要的一切.请不要使用嵌套的目录,它需要你多次点击才能找到相关文件.维持一个简单的字母索引表(通过标题(topic),主题(theme),或是人)通常是更具效率和更容易的方法.当你空闲下来无事可作时请将这些文件清除.